طراحی دفتر اداری توسط گریت کابینت
این پروژه مربوط به طراحی یک دفر اداری می باشد. کمد دیواری، پارتیشن دوجداره، میز ناهار خوری و میز های اداری آن که بدنه های آن ها سفید صابونی خارجی بوده، کلیه پارتیشن ها، میز ها، کمد و نشیمن برای ناهار خوری اعضا، دارای ورقه های اسپانیایی بوده است.
تصاویر طراحی دفتر اداری توسط گریت کابینت:
پیشنهاد نویسنده: میز منشی
هفت نکته ضروری در مورد سازماندهی دفتر برای مدیران دفتر | طراحی دفتر اداری
به عنوان یک مدیر دفتر ، شما باید هم در بالای کار خود باشید و هم در خروجی سایر قسمت های دفتر. مخصوصاً در آن روزهای پرتنش که به نظر می رسد آتش را به چپ و راست خاموش می کنید. اما با چند تکنیک ساده ، خواهید دید که آن روزها کمتر و کمتر می شوند و به شما فرصت می دهند بین کارها نفس بکشید. از این هفت نکته مدیریت دفتر استفاده کنید تا در بالای همه کارهایی که باید انجام دهید باقی بمانید:
1. فضای کاری خود را سازماندهی کنید
طراحی دفتر اداری | قبل از اینکه هر چیز دیگری را در دفتر تنظیم کنید ، ابتدا باید فضای شخصی خود را مرتب کنید. این ساده است. اما قدرتمند است ، به ویژه هنگامی که همه قلم ها و گیره های کاغذ خود را به هم زده اید. کاغذها را به یک یا دو تکه شسته و رفته برده اید. متوجه خواهید شد که همه کارها ، چه صفحه گسترده یا منگنه ، بسیار راحت تر می توانید پیدا کنید ، که باعث می شود شما برای انجام کارهای مهم وقت بیشتری داشته باشید. این مورد برای دسک تاپ شما نیز صدق می کند. اطمینان حاصل کنید که هر پوشه ، اسناد و عکس ها دارای خانه مشخصی هستند تا از ایجاد هرگونه سردرگمی و خطا در خط جلوگیری کنید.
2. صندوق ورودی
پاک کردن ایمیل خود کمی شبیه خوردن کلم بروکلی است: اگر تازه با آن آشنا هستید. احتمالاً در ابتدا از آن متنفر خواهید شد. اما یک روز کمی لذت بخش تر می شود ، و دیری نمی گذرد که می خواهید آن را میل کنید. در طول روز کمی وقت بگذارید تا صندوق ورودی خود را برای موفقیت تنظیم کنید. از برچسب ها برای مرتب سازی آسان پیام ها ، لغو اشتراک از ایمیل های انبوهی که دریافت می کنید. خلاص شدن از شر ایمیل های قدیمی که فقط به عنوان بی نظمی عمل می کنند استفاده کنید. هنگامی که مقدمات کار را ایجاد کردید ، تمیز نگه داشتن صندوق ورودی آسان و مهمتر از همه کارآمد است. دیگر هرگز ایمیل مهمی را از دست نخواهید داد.
3. بازنگری یادآوری ها | طراحی دفتر اداری
همه افراد در یک محیط اداری هر چند وقت یکبار به یادآوری احتیاج دارند. اما در یک مرحله خاص دیگر مفید نیستند. بررسی انجام شده توسط Udemy نشان داد که تقریباً از هر 4 کارگر 3 نفر (70 درصد) اعتراف می کنند که هنگام کار احساس حواس پرتی می کنند و 16 درصد گزارش می دهند که تقریباً همیشه حواسشان را پرت کرده اند.
اگر میز کار شما با یادداشت های چسبناک فلورسنت گچ کاری شده باشد ، دیگر دیدن آنها را متوقف می کنید و در نهایت کارهایی که باید انجام دهید را از دست می دهید. اگر تلفن شما هر پنج دقیقه با یادآوری جدید وزوز می کند ، یاد خواهید گرفت که به مرور زمان آنها را تنظیم کنید. بهترین راه برای دور زدن این مسئله استفاده کم از این ابزارها است. از یادداشت های چسبنده فقط برای مهمترین یادآوری ها یا یادداشت های روزانه استفاده کنید ، پس از انجام کار خود از شر آنها خلاص شوید. چند یادآوری در تلفن خود تنظیم کنید ، اما بقیه وظایف بلند مدت خود را به تقویم خود منتقل کنید. با اعتدال ، نادیده گرفتن آنها بسیار دشوارتر است.
4- برقراری ارتباط روشن
طراحی دفتر اداری | سنگ بنای سازمان مدیر دفتر در هر محیطی ارتباطات در تمام اشکال آن است. مطمئن شوید که همکاران شما می دانند چگونه با شما در تماس باشند ، خواه از طریق ایمیل تازه تمیز شده شما ، یا از طریق گپ خصوصی در Slack یا حتی فقط رو در رو میز کار کردن. با هرکسی به صورت جداگانه یا در یک جلسه تیمی تماس بگیرید تا به آنها بفهمانید چگونه می توانند به بهترین شکل در طول روز به شما برسند. اگرچه شما همیشه قادر به کمک به همه مواردی که ممکن است فوراً به آنها نیاز داشته باشید نخواهید بود ، ساده سازی این روند منجر به ایجاد ارتباطات بهتر و ساختارمندتر می شود ، که می تواند لحن محل کار را کاملاً تغییر دهد.
5- انتظارات خود را مشخص کنید
هرچقدر که گاهی اوقات بخواهید ، به هیچ وجه نمی توانید در دفتر کار همه کارها را انجام دهید. اما با تعیین مسئولیت ها ، اهداف و مهلت های مشخص ، همچنان قادر خواهید بود برگه های مربوط به هر کار را حفظ کنید مانند اینکه آنها را خودتان انجام می دهید. یک تقویم اصلی برای اهداف ایجاد کنید و آن را با کل دفتر به اشتراک بگذارید. جلسات جداگانه تنظیم کنید تا مطمئن شوید همه در مسیر رسیدن به انتظارات خود هستند. با تفویض کار و اطمینان از اینکه هرکس به وظیفه خود عمل می کند ، برنامه ریزی و انجام کارهای پیچیده آسان تر می شود.
6. روز کاری خود را استاندارد کنید
به نظر می رسد هیچ دو روزه مدیران دفتر یکسان نیستند ، اما بخش عظیمی از سازمان های اداری می آموزند که روزهای شما را تا حد ممکن یکنواخت کنند. هر روز زمان معینی را برای کارهای خاص اختصاص دهید ، خواه 15 دقیقه برای جبران نامه های ایمیل ، نیم ساعت برای ملاقات با افراد یا چند ساعت برای پروژه های در حال انجام باشد. ناهار را بخورید و هر روز تقریباً در همان زمان استراحت کنید. هدف این است که به مغز خود آموزش دهید تا در زمان مناسب روی چیزهای درست تمرکز کند ، این کار باعث بهبود مدیریت زمان و آماده سازی شما برای تسخیر کارهای پیش رو می شود.
7. دفتر را تحلیل کنید
این ممکن است سخت ترین نکته مدیریت دفتر برای تسلط باشد ، اما مزایای آن می تواند نحوه کار در محل کار شما را کاملا دگرگون کند. نگاهی دقیق به هر جنبه از محیط دفتر ، از جلسات گرفته تا استراحت ناهار گرفته تا شیوه های ارتباطی ، بیندازید. حال از خود بپرسید: چه چیزی می تواند بهبود یابد؟ شاید پنج تیم در یک پروژه حضور داشته باشند که در واقع می تواند چهار تیم باشد ، یا ممکن است جلساتی در یک زمان ناخوشایند اتفاق بیفتد که جریان کار را قطع کند. این تغییرات را ، هرچند کوچک ، پیاده سازی کنید و تماشا کنید که دفتر کار شما با کارایی و سازماندهی بیشتری انجام می شود.
پیشنهاد نویسنده: قیمت میز منشی
شما می توانید از طریق لینک های زیر مقاله های گریت کابینت را مشاهده کنید:
اگر از این نوشته لذت بردید و تمایل به کسب اطلاعات بیشتر داشتید، می‌توانید با شماره ۰۹۱۲۸۲۵۱۲۵۲ تماس بگیرید و از مشاوره کاملا رایگان متخصصان گریت کابینت در زمینه‌هایی مانند طراحی دکوراسیون آشپزخانه، تعمیرات و بازسازی آشپزخانه، سفارش و خرید انواع کابینت آشپزخانه و هر مورد و سوال دیگری استفاده کنید!